ES Other languagesPlaça de l'Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat
Sant Boi Boig per tu

Ajuntament de Sant Boi de Llobregat

06/27/2019 06:55:01 AM
estiuWEB
Ajuntament Ciutat Tràmits Participa Comunicació
Portal de Transparència. Obre enllaç extern en una finestra nova
Imprimir


Arxiu administratiu

El Sistema de Gestió Documental de l'Ajuntament


El Sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat està constituït per les polítiques, els recursos, les eines i els processos que, integrats en la gestió administrativa general, es destinen a la planificació, el control, l’ús, la comunicació, la transferència, la conservació i l’eliminació dels documents amb l’objectiu d’aconseguir una gestió eficient i eficaç.

1.- Els principis, els avantatges i les polítiques.
2.- Els recursos.
3.- Els processos.
4.- Les eines.

1.- Els principis, els avantatges i les polítiques.

Els principis que inspiren el Sistema de gestió documental municipal són:

- Corporatiu: perquè ha de servir a l’Ajuntament i a tots els seus organismes dependents.
- Únic: perquè ha de ser el mateix per a totes les unitats orgàniques que formen l'Ajuntament, amb independència de la seva funció, activitat, estructura, grandària o qualsevol altra especificitat, però també ha de servir per a l'organització dels documents de tots els seus ens dependents, creats o dissolts, siguin patronats municipals, consorcis municipals i/o empreses municipals.
- Personalitzat: perquè s’ha d’adaptar a les necessitats intrínseques de cada unitat i/o lloc de treball.
- Dinàmic: perquè s’ha d’adaptar a les noves competències i funcions de l’administració santboiana i als canvis que aquesta determini.
- General per als documents: perquè ha de servir a tots els documents, amb independència del seu suport o format.
- Sistemàtic: perquè ha d’establir una seqüència normalitzada de tasques que determinin de forma controlada la identificació, la classificació, la descripció i l’arxivatge dels documents.
- Fàcil i amigable: perquè el seu coneixement i aplicació ha de ser incorporat en la gestió diària de tots i cadascun dels treballadors municipals i aquesta incorporació solament estarà garantida si el Sistema és fàcil d’entendre i implementar.
- Creador de fidelitats: perquè no ha de permetre desvincular-se del Sistema un cop ha estat implantat.
- Integrat, perquè s’ha d’integrar amb els altres sistemes de gestió de l’organització, com són el Sistema de qualitat, els Sistemes d’informació, el Sistema de gestió administrativa, el Sistema de gestió dels recursos econòmics, el Sistema de gestió dels recursos humans, el Sistema de serveis municipals, etc.
- Escalable: perquè el propi Sistema ha d'incorporar la capacitat de seguir creixent i adaptar-se tant tècnicament com jurídica a les noves necessitats d'usabilitat i requeriments de l'organització.

Els avantatges. L'aplicació del SGD a l'organització ens permetrà:

- Garantir la memòria corporativa.
- Garantir els drets i deures dels ciutadans i de l’administració.
- Oferir continuïtat i integritat en cas de sinistre.
- Establir una identitat i un marc de gestió únic i comú.
- Gestionar i explotar millor la informació de l’organització.
- Donar suport a la presa de decisions.
- Crear documents autèntics, íntegres, fiables i pertinents.
- Permetre l’establiment de llenguatges de treball comuns.
- Permetre la rotació administrativa d’una forma més fàcil i ràpida.
- Donar seguretat en la gestió administrativa diària.
- Apostar per la sostenibilitat.
- Garantir l’aplicació de la Llei de Protecció de dades.
- Garantir la transparència administrativa.

Les polítiques. L’èxit d’implantació de tot sistema de gestió rau en gran part en el compromís de l’alta direcció en el propi sistema i en la seva implicació directa. Aquest compromís s’ha de traduir en l’establiment del marc adequat per tal que el sistema pugui operar de forma eficaç. De forma explícita, les polítiques es poden traduir en diferents actuacions, com són:

- Aprovar el Sistema de gestió documental i els seus documents per l'òrgan de govern competent.
- Promoure i donar suport a les polítiques per a la presa de consciència, motivació i participació envers el Sistema de gestió documental.
- Assegurar la disponibilitat dels recursos humans per poder implantar i mantenir el sistema.
- Assegurar la disponibilitat dels recursos econòmics per poder implantar i mantenir el sistema.
- Assegurar la disponibilitat dels recursos tècnics i materials per poder implantar i mantenir el sistema.
- Assegurar la implantació dels processos de gestió documental.
- Donar suport a les accions per a la millora del Sistema.
- Establir els mecanismes per assegurar la qualitat del Sistema.
- Promoure la integració del Sistema en els diferents Sistemes de gestió de l'organització.

2.- Els recursos.

Ens referim als recursos tècnics, humans i materials necessaris per a la creació, implantació i manteniment del Sistema de gestió documental.

El Departament d’Arxiu i Documentació està format per: un cap de departament d’arxiu, un tècnic d’arxiu, un administratiu i un auxiliar administratiu -les següents dades estan preses de les estadístiques del 2006-.

Recursos tècnics i materials : dipòsits, equipaments i pressupost.
Dipòsits: Superfície total: 188 m2 / Superfície ocupades: 188 m2 / Prestatgeries compactes: 790 m/l / Prestatgeries obertes: 590 m/l / Prestatgeries ocupades: 1314 m/l / Dipòsits de documents electrònics (en procés) / Sistemes de seguretat: alarma contra robatori: sí. Dispositiu contra incendis: sí. Sistemes de climatització: sala de consulta: sí - sala de treball: sí.
Equipaments: Sales de consulta i de treball: nombre de sales, 1; nombre de places, 4; Equipament informàtic: gestió del centre, sí; tractament dels fons, sí; consulta mecanitzada d’inventaris, sí; consulta mecanitzada de documents, sí.
Pressupost 2006: Despeses corrents: 7.297,00€. Despeses personal: 200.064,00€.

3.- Els processos del Sistema de gestió documental.

Els processos del Sistema de gestió documental s’integren en el Mapa de processos de l’organització municipal. L’objectiu de la definició dels processos és establir les diferents activitats i tasques que s’inclouen dins la funció d'arxiu. La descripció dels processos ens permetrà tenir les pautes per a una correcte actuació arxivística tant pels tècnics i administratius del propi departament com per part del personal que tracta amb documents.

Els processos propis del Sistema de gestió documental són:
- El procés per a l’actualització i manteniment de les eines del sistema.
- El procés per a la captura, identificació, classificació, descripció, addició de metadades i arxivatge de documents.
- El procés de transferència documental.
- El procés de comunicació documental –préstec i consulta de documents-.
- El procés de disposició per a la preservació, conservació i eliminació de documents.
- El procés per a la implantació i manteniment del Sistema de gestió documental a les Unitats orgàniques.

4.- Les eines.

Les eines del Sistema de gestió documental són el conjunt de documents tècnics i d'informació que donen suport i documenten la gestió documental. Aquests documents són creats i mantinguts pel Servei d’Arxiu, i serveixen per a les tasques arxivístiques que s’han de realitzar tant al propi departament com a qualsevol unitat orgànica de l’Ajuntament i organismes dependents. Les eines del Sistema participen dels mateixos principis que defineixen i inspiren el Sistema de gestió documental.

Les eines del Sistema de gestió documental són:
1.- El Quadre de classificació funcional -QdC-.
2.- El Quadre de descripció i metadades -QdD-.
3.- El Quadre d'instal·lació de documents -QdI-.

4.1.- El Quadre de Classificació funcional.

El Quadre de Classificació és l'eina que ha de servir per identificar, classificar i organitzar tots els documents que l'administració santboiana rep i produeix. El Quadre és una estructura lògica i jeràrquica, en forma d’arbre, que prenent un criteri de classificació, va des del nivell superior, la pròpia institució, al nivell inferior, les sèries documentals.

El Quadre de Classificació documental es va crear i implantar l’any 1991 prenent com a criteri de classificació les funcions i competències de l’Ajuntament. Des d'aleshores s’han realitzat diferents versions i s'ha anat actualitzant amb l’objectiu d’adequar-se a l’aparició de noves tipologies documentals, reflex de noves competències municipals o bé a la desaparició d'altres.

- Jerarquies i nivells del Quadre de Classificació.

L'estructura jeràrquica del Quadre de classificació crea diferents nivells. Els nivells es divideixen en físics i en nivells intel·lectuals segons l'objecte de referència. Els nivells físics es corresponen amb les entitats arxivístiques com són el fons documental, el grup de sèries i les sèries. Els nivells intel·lectuals –creats entre el fons i el grup de sèries o sèries- responen a les funcions i activitats pròpies de l'organització. Aquests nivells intermitjos faciliten la navegació pel Quadre de Classificació a les persones de l’organització o a qualsevol altra persona interessada en la seva consulta.

- El primer nivell, intel·lectual i/o físic.

El primer nivell de descripció pot ser considerat tant un nivell físic com un nivell intel·lectual. En el primer cas, estaríem parlant del nivell de fons, entès com el conjunt de documents produïts i/o rebuts per l'organització; però també podríem estar parlant de la funció i les competències pròpies de l'administració local, amb la qual cosa no estaríem fent la descripció d'un objecte pròpiament d'arxiu, sinó fent la descripció d'un nivell de descripció intel·lectual, la institució municipal.

- Els nivells intel·lectuals.

Els primers nivells jeràrquicament inferiors al fons són els primers nivells intel·lectuals. Els hem anomenat “grup de funcions”, i es corresponen amb les funcions relacionades directament amb els elements que conformen el municipi segons s’especifica a la Llei 7/1985, de 2 d'abril, de Bases de Règim Local, article 11.2 i també en el Decret legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, article 46.4, i que són: el territori, la població i l’organització.

Així, el nom dels primers nivells del Quadre -grup de funcions- són:

- Gestió interna i organització.

Descriu les funcions comunes a tota organització. En són un exemple la documentació dels òrgans de govern, els sistemes d’organització del treball, la gestió dels recursos humans i la gestió dels recursos econòmics.

- Gestió del territori i urbanisme.

Descriu les funcions relacionades amb la gestió, l'ordenació i la planificació del territori, el control de l'activitat en ell desenvolupada i la seva protecció.

- Gestió dels serveis al ciutadà.

Descriu les funcions relacionades amb la gestió i planificació dels serveis adreçats al ciutadà.

El nivell jeràrquicament inferior als suara esmentats es correspon amb les funcions de l’organització enteses com a la responsabilitat o tasca d’alt nivell assignada a una institució per la pròpia legislació. Les funcions, ensems, s’han dividit en activitats.

- Els nivells físics.

Entenem per nivell físic del Quadre de classificació aquell que es correspon amb la descripció d'entitats arxivístiques com són els documents. Ens referim a la sèrie documental, el conjunt d'expedients i/o documents que responen a un mateix procediment administratiu, a un mateix tipus de resolució o un mateix tema. En alguns casos podrem també entendre com a nivells físics les agrupacions que sota la denominació “grup de sèries” es corresponen al conjunt de sèries que comparteixen procediment, resolució o temàtica.

4.2.- El Quadre de descripció i metadades.

El Quadre de descripció i metadades és l’eina l'objectiu de la qual és descriure totes les entitats que formen part del sistema de gestió documental seguint el mètode de la descripció multinivell i mitjançant l'esquema de metadades ad-hoc.

Les entitats que formen part del sistema de gestió documental són:
- Els documents i llurs agrupacions -fons, sèrie, unitat documental simple i unitat documental composta-.
- Les activitats de gestió –funcions, activitats i tasques-.
- Els agents -la institució, les unitats orgàniques i els llocs de treball-.
- Les regulacions -lleis, polítiques i manuals de procediment-.

L'elaboració del Quadre de descripció i metadades permetrà tenir a l'abast tota la informació necessària per a la gestió del Sistema de gestió documental d'una forma actualitzada i normalitzada.

A nivell de l'entitat "document" i les seves agrupacions, usarem la ISAD(G) i la NODAC; per a la descripció de l'entitat "activitats de gestió" i les seves agrupacions, usarem la ISDF, la Norma internacional per a la descripció de funcions.

4.3.- El Quadre d'instal·lació de documents.

El Quadre d'instal·lació de documents de l’Ajuntament ha d’identificar i definir els diferents dipòsits de documents -siguin documents en suport tradicional i/o electrònic-, els seus usos, la seva conservació i la seva gestió.

Els diferents dipòsits s’establiran a partir dels següents paràmetres:
- L’estat de tramitació dels expedients.
- El règim de consulta i/o accés.
- El cicle de vida dels documents: documentació activa, semiactiva o inactiva.
- El valor dels documents: administratiu, històric, informatiu.
- La funció dels documents: documents d'arxiu / documents de suport o de treball.
- El volum documental.
- El suport: tradicional o electrònic.
- Etc.

En base a aquests conceptes podem establir que el Quadre de dipòsits i repositoris de l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat està format per:

F - Arxius d’oficina.
I - Arxius intermedis.
C - Arxiu Central Administratiu.
H - Arxiu Històric.

- Arxius F: Arxius d'oficina.

Els criteris de gestió dels Arxius d'oficina estan sotmesos als criteris de gestió documental de la pròpia organització, i són els que determina el Departament d'Arxiu. La responsabilitat, però, de la identificació, classificació, signatura i arxivatge dels documents correspon al cap, tècnic o administratiu responsable de la gestió.
Els documents que es dipositin als servidors informàtics de l’Ajuntament seguiran també els criteris d’identificació, classificació i arxivatge del Sistema de gestió documental. Si l'organització dels documents es realitza seguint les eines ofimàtiques actuals, les carpetes electròniques i llurs documents s'han d'organitzar tot reproduint el Quadre de classificació funcional de l'Ajuntament.

- Arxius I: Arxius intermedis.

Dipòsits que es creen a cadascuna de les dependències municipals amb l'objectiu d’alliberar els espais de les oficines de gestió. Els criteris de gestió vindran determinats pel Departament d’Arxiu, però la responsabilitat dels documents continuarà sent de la unitat gestora. En conseqüència, el traspàs de documents dels Arxius d’oficina als Arxius intermedis no requereix de la realització del Full de Transferència. S’hi dipositen documents en la seva fase activa, fins als cinc anys de la seva gestió com a màxim.

- Arxiu C: Arxiu Central.

És el dipòsit que té com objectiu custodiar els documents en la seva etapa semiactiva, des dels cinc anys de la seva creació fins als trenta. La seva gestió és únicament i exclusiva responsabilitat del Departament d’Arxiu. Per ubicar-hi la documentació cal realitzar el corresponent Full de Transferència documental, el document que justifica el traspàs de la responsabilitat de la custòdia dels documents al Departament d’Arxiu i Documentació.

- Arxiu H: Arxiu Històric.

És el dipòsit per a la custòdia dels documents històrics de conservació permanent, des que s’han acomplert trenta anys del tancament de l'expedient. El traspàs de documents de l’Arxiu Central Administratiu a l’Arxiu Històric es realitza a través del corresponent Full de Transferència perquè hi ha un canvi de la responsabilitat en la custòdia des del Departament d’Arxiu al Departament de Patrimoni Cultural.

- Arxiu per a documents electrònics.

Els documents electrònics també han de seguir els criteris d'arxiu que determini el Departament d'Arxiu a través del Sistema de gestió documental. En el cas dels documents dels servidors i directoris municipals, les carpetes electròniques seguiran la jerarquia i nom del Quadre de Classificació. En el cas de documents electrònics de custòdia permanent, es dipositaran al repositori de l'Ajuntament i a l'iArxiu, el dipòsit per a la custòdia de documents electrònics autèntics creat per l’Agència Catalana de Certificació.

Servei d'Arxiu i Documentació
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
Sant Boi de Llobregat, juny de 2008.

Finalistes del IV premis TAW a l'Accessibilitat Web Pautes d'Accessibilitat per al Contingut en la Web (WCAG) 1.0 Distinció de Ciutat de la Ciència i la Innovació Segell infoparticipa 2014

© Ajuntament de Sant Boi de Llobregat - Pl. Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat - Tel. 93 635 12 00 - Fax 93 630 18 56 - Avís legal - Accessibilitat - webmaster - mapa del web - Protecció de dades