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Archivo Administrativo

Proyecto THOP: El tratamiento holístico del Padrón Municipal de Habitantes


Datos del proyecto

Nombre: Proyecto THOP: El tratamiento holístico del Padrón Municipal de Habitantes.

Núm. de expediente: N160/U353/2009/001.

Fecha de inicio: 18/03/2009.

Fecha de fin: en curso.

En el DOGC del 27/03/2009 se abre la convocatoria de subvenciones a los ayuntamientos de Cataluña para la modernización de la prestación de los servicios públicos mediante la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación y se aprueban las bases reguladoras. El Departamento de Archivo y Documentación realizó una propuesta que tituló "PROYECTO THOP: tratamiento holístico del Padrón Municipal de Habitantes", muy relacionado con el Proyecto 3x1 para la digitalización, autenticación y conservación de documentos, porque de lo que se trata es de implementar, de forma exhaustiva y transversal los beneficios conseguidos en el Proyecto 3x1.

El nuevo proyecto quiere potenciar la creación de documentos en soporte electrónico tanto de los documentos que "entran" por la Oficina Municipal de Atención al Público-OMAP-, de los que llegan a través del Registro General así como de los documentos que ya están depositados en el Archivo Central.

Para hacerlo, se seleccionó un ámbito de gestión específico, el Padrón Municipal de Habitantes, por diferentes motivos:

1.- Existe un gran volumen de documentación padronal en el Archivo Central Administrativo que requiere de un tratamiento archivísto integral: depuración, descripción, e instalación en mejores condiciones.

2.- Los documentos padronales son constantemente consultados para poder emitir certificados y volantes.

3.- La consulta de los documentos padronales, por su gran formato, es a veces pesada.

4.- Disponer de los documentos en línea facilitaría la labor tanto del departamento gestor como del Departamento de Archivo y Documentación.

5.- Los expedientes padronales son fáciles de tratar a nivel administrativo, permitiendo ensayar el modelo de gestión de expedientes electrónicos desde el principio, tanto en la Oficina Municipal de Atención al Público como en el Registro general.

6.- Los expedientes padronales están muy trabajados a nivel de gestión documental, permitiendo ensayar el modelo de gestión de expedientes integrado con el de gestión documental.

7.- Nos permitirá la integración entre el Registro general / gestor de expedientes / gestor documental.

9.- Nos permitirá aplicar los metadatos de gestión documental en los expedientes padronales.

En definitiva, se trata de crear el modelo de integración de los documentos electrónicos-tanto si se inician en la OMAP, como en el Registro General- con el gestor de expedientes y el gestor documental, entendido éste como el repositorio seguro de los documentos en soporte no tradicional. Por eso la hemos llamado THOP -Tratamiento holístico del Padrón de habitantes-, tomando como metáfora la palabra "holístico", doctrina de conocimiento que entiende la totalidad compleja a partir de tratamientos específicos de sus elementos.

Para la ejecucuón del Proyecto se pidió una prórroga de seis meses, prórroga que ha finalizado este mes de diciembre y que nos pide justificar el proyecto a nivel de recursos y de tareas.

Los datos del Proyecto están en el informe anexo.

Roser Latorre Tafanell - Cap d'Arxiu i Documentació - Ajuntament de Sant Boi de Llobregat.

Sant Boi de Llobregat, diciembre de 2010.

Documento/s

Ver documento .pdf Informe_fi_THOP.pdf ( 15 Kb)