La implantació del Sistema de Gestió Documental a l'Ajuntament requereix la creació d'un Esquema de metadades que s'adapti tant als requeriments de la gestió administrativa com als requeriments de la gestió documental. Ha estat aquesta una fita que ens hem proposat des de l'Arxiu i que ens ha obligat a conèixer i estudiar la bibliografia existent sobre el tema. Per començar, hem elaborat l'Esquema de metadades per a l'entitat expedient, perquè és el primer que hem necessitat com a conseqüència de la integració en el gestor documental de diferents tipus d'expedients.
Aquesta proposta d'Esquema de metadades segueix bàsicament les directrius que marca la ISO 23081. Com diu la mateixa norma, "les metadades són dades estructurades i controlades que descriuen el context, el contingut, l'estructura dels documents i llur gestió al llarg del temps". Per tant, l'Esquema de metadades no només ha d'identificar la unitat, sinó que també ha de reflectir tot allò que fem amb aquesta unitat: determinació de l'accés, processos d'arxiu, etc. Amb aquestes premisses, l'Esquema de metadades que presentem estructura les metadades segons la seva funció -vegeu ISO 23081 pàg. 21-22-:
1.- Metadades d'identificació: per a la identificació de l'entitat.
2.- Metadades de descripció: que conté els elements per saber si l'entitat és efectivament la que hom necessita usar.
3.- Metadades d'ús, suport i accés, per facilitar l'ús de l'entitat: identifica els diferents suports de l'entitat, l'entorn tècnic, l'accés, els drets, etc.
4.- Metadades del pla d'esdeveniments o processos d'arxiu: informació per gestionar l'entitat i les dades resultants de l'aplicació dels processos d'arxiu a l'entitat: transferències, eliminacions, processos de digitalització, resignaturació, consulta, descàrregues, remissions, etc.
5.- Metadades de control: metadades que ens permetran fer la gestió del propi esquema de metadades.
Per a la realització de la present proposta hem tingut en compte:
1.- Les dades contingudes en els aplicatius de gestió administrativa, doncs són les metadades que haurem de capturar.
2.- Les metadades dels nostres propis inventaris.
3.- Els diferents tipus d'expedients d'una organització, perquè han de poder ser descrits amb un sol Esquema de metadades.
4.- L'Esquema de metadades haurà de ser coherent i interoperable amb el sistema de gestió administrativa de l'organització, del qual haurà de servir-se per poder capturar les dades i integrar-les en el gestor documental de forma automatitzada.
5.- Un mateix expedient pot tenir diferents suports -una llicència d'obres pot conservar-se en paper i en digital alhora, i cada suport podrà tenir tractaments d'arxiu diferents-, i aquesta realitat l'haurà de reflectir l'Esquema.
6.- Un expedient podrà ser digitalitzat i autenticat i, si s'escau, podrem eliminar el document original: aquestes processos hauran de ser identificats i descrits en l'Esquema de metadades.
7.- L'Esquema haurà d'incorporar per cada expedient la traçabilitat de la comunicació: qui hi accedeix, el temps d'accés, les descàrregues, etc.
Hem afegit també una columna per a la identificació d'aquelles metadades que són obligatòries segons la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de l'expedient electrònic -NTI- i una altra columna per identificar les metadades per a l'expedient que apareixen al Vocabulari de Metadades -VM-.
Per acabar, unes consideracions:
1a.- Entenem l'Esquema de metadades com una eina per a la gestió que ha de ser adaptable a cada realitat municipal: les metadades de l'Esquema haurien de poder-se configurar i distribuir segons les necessitats de cada arxiu. De la mateixa manera, els literals o etiquetes de les metadades també haurien de poder-se configurar.
2a.- Aquesta primera proposta d'Esquema de metadades per a l'Arxiu Municipal haurà d'anar actualitzant-se a mida i mesura que anem integrant més expedients al Gestor documental, tot i que l'objectiu és que pugui ser el més estable possible.
3a.- Som conscients que ens falta encara realitzar per a cada metadada la seva descripció -repetibilitat, tipus, esquema de valors, etc.-, però és una tasca que abordarem en una segona etapa.
4a.- Hem començat a realitzar exemples pràctics que, un cop consolidats, afegirem en aquest mateix apartat.
5a.- Finalment, fem difusió d'aquesta proposta perquè entenem que pot ser una raó per parlar de "metadades", rebre els vostres suggeriments i millorar-la.
Servei d'Arxiu i Documentació
Sant Boi de Llobregat, desembre de 2012.
Revisió, març de 2015.
Bibliografia bàsica metadades.doc ( 28 Kb) 
Esquema_metadades_santboi.pdf ( 50 Kb) 
© Ajuntament de Sant Boi de Llobregat - Pl. Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat - Tel. 93 635 12 00 - Fax 93 630 18 56 - | Avís legal - | Accessibilitat - | webmaster - | mapa del web - | Protecció de dades