Arxiu administratiu

L'Arxiu Administratiu Municipal: què és, què fem, on som

Què és l'Arxiu Administratiu Municipal?

L’Arxiu Administratiu Municipal el formen el conjunt de documents en l'etapa activa i semiactiva, de qualsevol data, tipus, suport o format, creats i rebuts per l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat i els seus organismes dependents en l'exercici de les seves competències i funcions.

Per a una gestió i organització més eficient dels documents, l'Ajuntament va optar per diferenciar la gestió prenent com a criteri el valor dels documents. Els documents amb valor històric els gestiona la unitat encarregada de vetllar i promocionar el Patrimoni cultural; per a la gestió dels documents amb valor administratiu es va crear el Departament d'Arxiu i Documentació l'any 1990, integrat a l'Àrea de Serveis Generals.

Qui som?

El Departament d’Arxiu i Documentació està format per un tècnic d'Arxiu -responsable de la tasca d'organitzar, inventariar i facilitar la recerca i la consulta dels documents i de donar suport en el procés d'implantació del Sistema de gestió documental-, un auxiliar administratiu -encarregat de realitzar les tasques administratives del Registre General i d'arxiu pròpies del departament-, i un cap de Departament que s’encarrega de portar a terme la formació i la implantació del Sistema de gestió documental a les oficines municipals i de dirigir i coordinar el departament.

On estem?

Com a departament que dóna servei a tota la casa i a la ciutadania, estem ubicats en un lloc cèntric: a la Casa de la Vila -Ajuntament-, a l'altell de la planta baixa, davant mateix de l'Oficina d'Atenció al Ciutadà.

Què fem?

- Servei de préstec, consulta i assessorament intern en la recerca de documents i informació.
- Servei de consulta i assessorament extern en la recerca de documents i informació.
- Suport a les oficines per tal que puguin organitzar els seus documents, aplicant els criteris de gestió que des del Departament s'han establert en el Sistema de gestió documental.
- Establim el sistema per a la conservació i accés a la documentació.
- Promoció i difusió del fons de l'Arxiu.

Com ho fem?

Hem creat el Sistema de gestió documental, que dóna les pautes, les eines i les instruccions per poder organitzar, conservar, i facilitar l'accés, si s'escau, dels documents. El Sistema de gestió documental s'inicia des de la creació del document, a qualsevol unitat orgànica de l'Ajuntament, o des de la seva rebuda a través del Registre General. Seguint aquest criteri i per tal de poder donar el suport des del principi, és per la qual cosa que el Registre General depèn del Departament d'Arxiu i Documentació. D'aquesta manera, els criteris d'identificació i classificació dels documents, seguint el Sistema de gestió documental, poden aplicar-se en el mateix moment de realitzar l'assentament en el Registre General.

Realitzem també la formació necessària per poder traspassar els criteris del Sistema de forma fàcil i amigable a tots els tècnics i administratius, amb suports periòdics i/o puntuals de les tasques arxivístiques en els arxius d'oficina. Finalment, per tal d'evitar les possibles desviacions del Sistema, hem establert diferents indicadors que ens permeten veure, corregir i millorar el Sistema.

Sant Boi de Llobregat, juny de 2008.