ES Other languagesPlaça de l'Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat
Sant Boi Boig per tu

Ajuntament de Sant Boi de Llobregat

07/02/2022 08:20:40 PM
reactivem
Ajuntament Ciutat Tràmits Participa Comunicació
Portal de Transparència. Obre enllaç extern en una finestra nova
Imprimir


Arxiu administratiu

La descripció del Quadre de Classificació


Dades del projecte

Nom: La descripció del Quadre de Classificació.
Núm. d'expedient: N160/U353/2003/001.
Data d’inici: 01/06/2001.
Data de fi: en curs.

El Quadre de classificació funcional de l'Ajuntament, creat l'any 1991 i aprovat el 2008, ha estat una de les eines bàsiques per a la implantació del Sistema de gestió documental. El Quadre, però, esdevé incomplet si no s'acompanya de la seva pròpia descripció. La informació, a cada nivell, és necessària per moure's pel Quadre, però sobretot, ens és del tot imprescindible disposar de la descripció a nivell de sèrie en tot allò que afecti la gestió documental.

A partir de l’any 2001, amb la traducció i publicació al català de la ISAD(G), la Norma internacional general de descripció arxivística per part de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i el Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, els arxivers ja disposàvem d’una instrucció internacional per realitzar descripcions normalitzades. Més tard, amb la publicació de la NODAC, la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya l’any 2007, juntament amb la ISDF, la Norma internacional per a la descripció de funcions, ja podem afirmar que podíem disposar de les normes necessàries per a poder descriure un quadre funcional.

La descripció del Quadre funcional és el que ens plantegem amb aquest projecte, adaptant els inventaris a la normativa i descrivint les sèries i els nivells funcionals del Quadre de classificació municipal.

Els avantatges d’aquesta descripció són múltiples: aplicar el Sistema de gestió documental implica, un cop realitzada la formació bàsica, anar pels diferents departaments ensenyant, mostrant i implantant-lo, fent correccions in situ, avaluant si el Quadre s'adequa a la realitat, i cercar les formes per assegurar la implantació i el manteniment en tot moment.

La missió d'anar pels departaments implantant el Sistema de gestió documental comporta que en molts casos s'hagi de donar resposta a qüestions la informació de les quals es troba dispersa, repartida per diferents manuals d'arxivística, per diferents recursos arxivístics, per anotacions pròpies fruit de l'experiència, per lleis i reglaments, etc. Qüestions com quina documentació cal arxivar, quan es pot transferir, si es pot eliminar, qui hi pot accedir, el contingut d'un expedient, etc., són qüestions que caldria resoldre en el mateix moment, sense haver d'anar a buscar la resposta en el teu lloc de treball.

La descripció del Quadre de classificació, el que pretén, és aglutinar en una sola eina, anomenada Quadre de descripció, tota la informació que ens és necessària per a la gestió documental, tant des del punt de vista de l'arxiver, del tècnic d'arxiu, com del tècnic municipal o de l'administratiu.

Fins el moment s’ha treballat bàsicament en l’adaptació dels inventaris a la ISAD(G). Tot i que encara queda molt per fer, hem volgut iniciar la descripció del Quadre de classificació d'una forma més sistemàtica. Un cop considerem que la descripció respon a allò que hem indicat més amunt, i amb l'objectiu de poder accedir a la informació des de qualsevol edifici municipal, el següent pas serà incloure el Quadre de descripció no només a la intranet municipal, sinó també al web municipal.

Per tal de poder completar el Quadre de descripció en els nivells de sèrie documental, vàrem realitzar una "Sol·licitud de subvenció" –expedient N662/U353/20008/003- a la Subdirecció General d'Arxius, Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació de la Generalitat de Cultura, dins el Programa per a la implantació d'un Sistema de gestió documental.

Actualment hem descrit el nivell superior -entès com a fons o bé com a entitat- seguint la NODAC i la ISDF. Hem descrit també els nivells inferiors, que hem anomenat grup de funcions i funcions. Paralelament, hem anat descrivint diferents sèries documentals, que, un cop aprovades pels tècnics municipals corresponents, anirem incorporant a la intranet municipal, i si s'escau, a la extranet.

Servei d'Arxiu i Documentació
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
Sant Boi de Llobregat, abril de 2010.

Finalistes del IV premis TAW a l'Accessibilitat Web Pautes d'Accessibilitat per al Contingut en la Web (WCAG) 1.0 Distinció de Ciutat de la Ciència i la Innovació Segell infoparticipa 2014 Distintiu de gènere

© Ajuntament de Sant Boi de Llobregat - Pl. Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat - Tel. 93 635 12 00 - Fax 93 630 18 56 - Avís legal - Accessibilitat - webmaster - mapa del web - Protecció de dades