CA Other languagesPlaça de l'Ajuntament, 1 - 08830 Sant Boi de Llobregat
Sant Boi Boig per tu

Ajuntament de Sant Boi de Llobregat

09/27/2022 06:55:44 PM
reactivem
Ayuntamiento Ciudad Trámites Participa Actualidad
">Portal de Transparència. Obre enllaç extern en una finestra nova
Imprimir


Archivo Administrativo

El Archivo Administrativo Municipal: qué es, qué hacemos, dónde estamos


AQUESTA ÉS LA VERSIÓ QEU VAIG POSAR L'ANY 2008. l'ANY 2012 HE POSAT LA VERSIÓ SEGUINT LA DESCRIPCIÓ DE LA isdiah.

Què és l'Arxiu Administratiu Municipal?

L’Arxiu Administratiu Municipal el formen el conjunt de documents en l'etapa activa i semiactiva, de qualsevol data, tipus, suport o format, creats i rebuts per l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat i els seus organismes dependents en l'exercici de les seves competències i funcions.

Per a una gestió i organització més eficient dels documents, l'Ajuntament va optar per diferenciar la gestió prenent com a criteri el valor dels documents. Els documents amb valor històric els gestiona la unitat encarregada de vetllar i promocionar el Patrimoni cultural; per a la gestió dels documents amb valor administratiu es va crear el Departament d'Arxiu i Documentació l'any 1990, integrat a l'Àrea de Serveis Generals.

Qui som?

El Departament d’Arxiu i Documentació està format per un tècnic d'Arxiu -responsable de la tasca d'organitzar, inventariar i facilitar la recerca i la consulta dels documents i de donar suport en el procés d'implantació del Sistema de gestió documental-, un administratiu i un auxiliar administratiu -encarregats de realitzar les tasques administratives, de registre i d'arxiu pròpies del departament-, i un cap de Departament que s’encarrega de portar a terme la formació i la implantació del Sistema de gestió documental a les oficines municipals i de dirigir i coordinar el departament.

On estem?

Com a departament que dóna servei a tota la casa i a la ciutadania, estem ubicats en un lloc cèntric: a la Casa de la Vila -Ajuntament-, a l'altell de la planta baixa, davant mateix de l'Oficina d'Atenció al Ciutadà.

Què fem?

- Servei de préstec, consulta i assessorament intern en la recerca de documents i informació.

- Servei de consulta i assessorament extern en la recerca de documents i informació.

- Suport a les oficines per tal que puguin organitzar els seus documents, aplicant els criteris de gestió que des del Departament s'han establert en el Sistema de gestió documental.

- Establim el sistema per a la conservació i accés a la documentació.

- Promoció i difusió del fons de l'Arxiu.

Com ho fem?

Hem creat el Sistema de gestió documental, que dóna les pautes, les eines i les instruccions per poder organitzar, conservar, i facilitar l'accés, si s'escau, dels documents. El Sistema de gestió documental s'inicia des de la creació del document, a qualsevol unitat orgànica de l'Ajuntament, o des de la seva rebuda a través del Registre General. Seguint aquest criteri i per tal de poder donar el suport des del principi, és per la qual cosa que el Registre General depèn del Departament d'Arxiu i Documentació. D'aquesta manera, els criteris d'identificació i classificació dels documents, seguint el Sistema de gestió documental, poden aplicar-se en el mateix moment de realitzar l'assentament en el Registre General.

Realitzem també la formació necessària per poder traspassar els criteris del Sistema de forma fàcil i amigable a tots els tècnics i administratius, amb suports periòdics i/o puntuals de les tasques arxivístiques en els arxius d'oficina. Finalment, per tal d'evitar les possibles desviacions del Sistema, hem establert diferents indicadors que ens permeten veure, corregir i millorar el Sistema.

Sant Boi de Llobregat, juny de 2008.

Finalistes del IV premis TAW a l'Accessibilitat Web Pautes d'Accessibilitat per al Contingut en la Web (WCAG) 1.0 Distinción de Ciudad de la Ciencia y la Innovación Distintiu de gènere