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Archivo Administrativo

      Las herramientas del Sistema de gestión documental


Las herramientas del Sistema de gestión documental son el conjunto de documentos técnicos y de información que da soporte y documenta la Gestión documental. Estos documentos los elabora y mantiene el Servicio de Archivo y sirven para poder realizar las tareas archivísticas en el propio Servicio así como en cualquier unidad orgánica del Ayuntamiento y organismos dependientes.

Las herramientas del Sistema participan de los mismos principios que definen e inspiran el Sistema de gestión documental.

Las herramientas del Sistema son:

1.- El Cuadro de Clasificación funcional.

Permite la identificación y clasificación de todos los documentos desde el mismo momento de su creación y recepción.

2.- El Cuadro de Descripción multinivel.

Su objetivo es describir el Cuadro de Clasificación siguiendo las aportaciones del método de la descripción multinivel, iniciando la descripción por el fondo y/o institución, el grupo de funciones, las funciones, las actividades, las series y los documentos. La descripción se ha realizado siguiendo las normas ISAD(G), NODAC e ISDF.

3.- El Cuadro de Instalación de documentos.

Enumera y define los diferentes tipo de archivos, sus usos y criterios para una gestión racionalizada de los diferentes lugares, depósitos o repositorios de documentos, tanto en soporte tradicional como electrónico.

1.- El Cuadro de Clasificación funcional.

El Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat es la herramienta que sirve para identificar y organizar todos los documentos que la administración santboiana recibe y produce. El Cuadro es una estructura lógica y jerárquica, en forma de árbol, que, tomando un criterio de clasificación, describe desde el nivel superior, la institución, al nivel inferior, las series documentales.

El Cuadro de Clasificación documental se creó e implantó en el año 1991 tomando como criterio de clasificación las funciones y competencias del Ayuntamiento. Desde entonces se han realizado diferentes versiones y se ha ido actualizando con el objetivo de adaptarse a la aparición de nuevas tipologías documentales, reflejo de nuevas competencias municipales así como a la publicación de normativas internacionales con referencia a la Gestión documental.

- Las jerarquías del Cuadro de Clasificación.

La estructura jerárquica del Cuadro de Clasificación crea diferentes niveles. Los niveles se dividen en físicos o intelectuales según el objeto de descripción. Los niveles físicos describen objetos archivísticos como son el fondo documental, el grupo de series y las series. Los niveles intelectuales –creados entre el fondo y el grupo de series o series- describen las funciones y actividades propias de la organización. Estos niveles intermedios facilitan la navegación por el Cuadro de Clasificación a las personas de la organización o a cualquier persona interesada en su consulta.

- El primer nivel, intelectual y/o físico.

El primer nivel de descripción puede ser considerado tanto un nivel físico como un nivel intelectual. En el primer caso, estaríamos hablando del nivel de Fondo, como el conjunto de documentos producidos y/o recibidos por la organización; pero también podríamos estar hablando de la función y las competencias propias de la administración local, con lo cual no estaríamos haciendo la descripción de un objeto propiamente de archivo, sino haciendo la descripción de un nivel de descripción intelectual, la institución municipal.

- Los niveles intelectuales.

Los primeros niveles jerárquicamente inferiores al fondo son los primeros niveles intelectuales. Los hemos denominado “grupo de funciones”, y se corresponden con las funciones relacionadas directamente con los elementos que conforman el municipio según se especifica en la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local, artículo 11.2 y también en el Decreto legislativo 2/2003, de 28 de abril, por el cual se aprueba el texto refundido de la Ley municipal y de régimen local de Catalunya, art.46.4, y que son: el territorio, la población y la organización.

Así, el nombre de los primeros niveles del Cuadro -grupo de funciones- son:

- Gestión interna y organización.

Describe las funciones comunes a toda organización. Son un ejemplo la documentación de los órganos de gobierno, los sistemas de organización del trabajo, la gestión de los recursos humanos y la gestión de los recursos económicos.

- Gestión del territorio y urbanismo.

Describe las funciones relacionadas con la gestión, la ordenación y la planificación del territorio, el control de la actividad en él desarrollada y su protección.

- Gestión de los servicios al ciudadano.

Describe las funciones relacionadas con la gestión y planificación de los servicios dirigidos al ciudadano.

El nivel jerárquicamente inferior a los mencionados se corresponde con las funciones de la organización entendidas como la responsabilidad o tarea de alto nivel asignada a la institución según la misma legislación. Las funciones, a su vez, se dividen en actividades.

- Los niveles físicos.

Entendemos por nivel físico del Cuadro de clasificación aquel que se corresponde con la descripción de entidades archivísticas como son los documentos. Nos referimos a la serie documental, el conjunto de expedientes y/o documentos que responden a un mismo procedimiento administrativo, a un mismo tipo de resolución o un mismo tema. En algunos casos podremos también entender como niveles físicos las agrupaciones que bajo la denominación “grupo de series” se corresponden al conjunto de series que comparten procedimiento, resolución o temática.

2.- El Cuadro de Descripción

El Cuadro de Descripción es la herramienta complementaria del Cuadro de Clasificación y su objetivo es describirlo siguiendo el método de la descripción multinivel.

La descripción del Cuadro de Clasificación es otra de las piezas clave para el Sistema de gestión documental. El objetivo de la descripción es realizar, para cada una de las entradas y/o nivel del Cuadro de Clasificación, una ficha informativa que incluya la información y los metadatos necesarios para la Gestión documental, tanto para el técnico o gestor del Archivo de oficina como para el propio Departamento de Archivo.

El Cuadro de Descripción organiza en la ficha descriptiva toda la información necesaria e imprescindible para llevar a cabo las tareas archivísticas que hemos de realizar con los documentos: asignación de código de referencia, título normalizado, asignación de los responsables de la gestión, el sistema de instalación en el archivo de oficina, la normativa relacionada, los expedientes y documentos relacionados, los metadatos de accesibilidad, los de conservación, los metadatos con referencia a las transferencias, migraciones y cambios de formatos, las posibles eliminaciones, etc.

Tener al alcance toda esta información en una sola herramienta, y, sobre todo, tener la veracidad de que esta información está actualizada, es la única forma de asegurar y mejorar la gestión documental.

El resultado y el producto de la aplicación del proceso de descripción al Cuadro de Clasificación será, por una parte, el conjunto de las fichas descriptivas realizadas a cada nivel del Cuadro de clasificación, desde el fondo a la serie documental; por otra parte, la descripción realizada en los niveles de expedientes y documentos dará como resultado los diferentes inventarios de documentos, la herramienta básica para su identificación, control, búsqueda y conservación.

La descripción de los diferentes niveles que hemos establecido en la descripción del Cuadro de Clasificación debe realizarse siguiendo las normativas internacionales y nacionales. Para los niveles físicos aplicaremos la ISAD(G) y la NODAC, y para la descripción de las funciones y actividades aplicaremos la ISDF, la Norma internacional para la descripción de funciones.

Siguiendo lo expuesto, los diferentes niveles del Cuadro de Clasificación, del primero al sexto, deberán recibir el siguiente tratamiento según el objeto de descripción:

- Primer nivel: Fondo -ISAD(G)/NODAC- / Entidad -ISDF-

- Segundo nivel: Grupo de funciones -ISDF-

- Tercero nivel: Funciones -ISDF-

- Cuarto nivel: Actividades -ISDF-

- Quinto nivel: Grupo de series -ISAD(G)/NODAC-

- Sexto nivel: Series -ISAD(G)/NODAC-

- El primer nivel: físico y/o intelectual.

Como ya hemos dicho, en el caso del primer nivel de descripción, podremos escoger por realizar la descripción tanto como fondo -objeto archivístico- como función, porque entendemos que las dos perspectivas –nivel intelectual y nivel físico- pueden ser aplicables. Es decir, podremos seguir tanto la ISAD(G)/NODAC o bien la ISDF, según realicemos la descripción del fondo documental del Ayuntamiento o la descripción de las funciones y/o competencias del Ayuntamiento.

- Del segundo al cuarto nivel: niveles intelectuales.

Los niveles comprendidos entre el fondo y el grupo de series o series, se han descrito siguiendo la ISDF, la Normativa Internacional para la descripción de funciones. El segundo nivel lo hemos llamado "Grupo de funciones" por entender que son la agrupación de funciones directamente relacionadas con los elementos del municipio: territorio, población y organización. Los objetos de descripción del nivel inferior son las Funciones, entendidas según la ISDF y el siguiente nivel inferior son las actividades.

- El quinto y sexto nivel: niveles físicos.

Se corresponden con el Grupo de series y Series; se han descrito siguiendo la ISAD(G) y la NODAC. La descripción de la serie es una de las tareas más importantes del SGD, por ser el objeto de descripción una entidad puramente archivística y porque es la que nos aporta más información para la gestión de los documentos.

El producto de la descripción a nivel de unidad documental simple y/o compuesta, expediente y/o registros, nos da como resultado los inventarios, la herramienta básica para la búsqueda y control de los documentos. Desde la aparición de los criterios internacionales de descripción archivística hemos ido adaptando nuestros inventarios ya realizados a las mencionadas normativas, la ISAD(G) y la NODAC.

También hemos tenido en cuenta, siempre que ha sido posible, incorporar a las bases de datos y a las aplicaciones de gestión, aquellos criterios que sirven a la gestión documental, con el objetivo de facilitar la tarea de los técnicos y administrativos en su gestión diaria de los documentos pero también facilitar la tarea del Archivo en el momento de la transferencia física de los mismos.

Si a nivel general podemos entender que la concepción del Cuadro de descripción está desarrollada, hace falta ahora centrarnos en la realización de la descripción de cada nivel, siendo este uno de los proyecto que se plantea el Departamento de Archivo.

3.-El Cuadro de Instalación de documentos

El Cuadro de Instalación de documentos del Ayuntamiento tiene que identificar y definir los diferentes depósitos de documentos municipales, sean documentos en soporte tradicional o electrónico, sus usos y su gestión.

Los diferentes depósitos se establecerán a partir de los siguientes parámetros:

- El estado de tramitación de los expedientes.

- El régimen de consulta.

- El régimen de acceso.

- El ciclo de vida de la documentación: activa, semiactiva o inactiva.

- El valor de los documentos: administrativo, histórico, informativo.

- La función de los documentos: documentos de archivo/documentos de apoyo o de trabajo, que sirven para la gestión: normativas, manuales, informes, agendas, comunicados internos, fotocopias, notas, observaciones, etc.

- El volumen documental.

- El soporte: tradicional o electrónico.

- etc.

En base a estos conceptos podemos establecer que el Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat lo forman los siguientes depósitos:

F - Archivos de oficina

I - Archivos intermedios

C - Archivo Central Administrativo

H - Archivo Histórico

E - Archivo para documentos electrónicos

- Una consideración especial: los archivos personales

Los archivos personales no forman parte del Sistema de Archivos del Ayuntamiento. Forman los Archivos personales los documentos de los empleados municipales que son el fruto de la relación contractual entre la empresa y el propio trabajador. Básicamente son los documentos para la gestión de los Recursos humanos: solicitudes de días de asuntos personales, de vacaciones, justificaciones de ausencias, etc. Los criterios de gestión e instalación de estos documentos serán los del trabajador, y bajo ningún concepto este conjunto de documentos puede contener documentos que se correspondan con la tarea asignada por la empresa al empleado municipal. Estas directrices lo son tanto con respecto a los documentos en soporte papel como en soporte electrónico.

- Archivo F: Archivos de oficina.

La gestión de los Archivos de oficina debe realizarse siguiendo los criterios de Gestión documental de la propia organización y son los que determina el Departamento de Archivo; la responsabilidad de la identificación, clasificación e instalación de los documentos corresponde a la jefatura, al técnico o administrativo responsable de la gestión.

Los documentos que se "graben" en los servidores informáticos del Ayuntamiento seguirán también los criterios de identificación, clasificación e instalación del Sistema de gestión documental. Si la organización de los documentos se realiza siguiendo las herramientas ofimáticas actuales, las carpetas electrónicas y sus documentos se pueden organizar reproduciendo el Cuadro de clasificación funcional del Ayuntamiento. Para cada puesto de trabajo que comporte gestión de documentos, debe realizarse la ficha descriptiva en la que se informe de: puesto de trabajo, unidad orgánica, relación de depósitos de documentos (armarios de oficina, bucs, estantes, etc.), la relación de expedientes que se gestionan y los criterios de instalación.

- Archivos I: Archivos intermedios.

Depósitos que pueden crearse de forma optativa según las necesidades en cada una de las dependencias municipales, con el objetivo de liberar los espacios de las oficinas de gestión. Los criterios de gestión vendrán determinados por el Departamento de Archivo, pero la responsabilidad de los documentos continuará siendo de la unidad gestora. En consecuencia, el traspaso de documentos de los Archivos de oficina a los Archivos intermedios no requiere de la realización de la Hoja de Transferencia. Se depositan documentos en su fase activa, hasta los cinco años de su gestión como máximo.

- Archivo C: Archivo Central.

Es el depósito que tiene como objetivo custodiar los documentos en su etapa semiactiva, desde los cinco años del cierre del expediente su creación hasta los treinta. Su gestión es única y exclusivamente responsabilidad del Departamento de Archivo. Para realizar el traslado de la documentación es imprescindible realizar la correspondiente Hoja de Transferencia documental, el documento que justifica el traspaso de la responsabilidad de la custodia de los documentos al Departamento de Archivo y Documentación.

- Archivo H: Archivo Histórico.

Es el depósito para la custodia de los documentos de conservación permanente a partir de los treinta años. El traspaso de documentos del Archivo Central Administrativo al Archivo Histórico se realiza con la correspondiente Hoja de remisión, pues en el caso del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat también se realiza un cambio de responsabilidad en la custodia de los documentos, pasando del Departamento de Archivo y Documentación al Departamento de Patrimonio Cultural.

- Archivo E: Archivo para documentos electrónicos.

Los documentos electrónicos también deben recibir el tratamiento que determine el Departamento de Archivo a través del Sistema de gestión documental. En el caso de los documentos de los servidores y directorios electrónicos municipales, las carpetas electrónicas seguirán la jerarquía y nombre del Cuadro de Clasificación, así como los documentos y herramientas de gestión. En el caso de documentos electrónicos de custodia permanente, se depositarán en el iArxiu, el depósito para la custodia de documentos electrónicos auténticos creado por la Agencia Catalana de Certificación. El Ayuntamiento está trabajando para poder firmar el correspondiente convenio con el objetivo de disponer del mencionado repositorio.

Roser Latorre Tafanell - Cap d'Arxiu i Documentació - Ajuntament de Sant Boi de Llobregat.

Sant Boi de Llobregat, junio 2008.

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