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Archivo Administrativo

      Las características del Sistema de gestión documental


1.- Los principios

2.- Las ventajas

3.- Las políticas

4.- Los recursos

5.- Los procesos

El Sistema de gestión documental -SGD- del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat está formado por las políticas, los recursos, las herramientas y los procesos que, integrados en la gestión administrativa general, se destinan a la planificación, el control, el uso, la comunicación, la transferencia, la conservación y la eliminación de los documentos con el objetivo de conseguir una gestión eficiente y eficaz.

1.- Los principios que inspiran el Sistema de gestión documental municipal son:

- Corporativo: porque debe servir al Ayuntamiento y a todos sus organismos dependientes.

- Único: porque debe ser el mismo para todas las unidades orgánicas que forman el Ayuntamiento, con independencia de su función, actividad, estructura, tamaño o cualquier otra especificidad, pero también debe servir para la organización de los documentos de todos sus entes dependientes, creados o disueltos, sean patronatos municipales, consorcios municipales o empresas municipales.

- Personalizado: porque tiene que adaptarse a las necesidades intrínsecas de cada unidad orgánica o puesto de trabajo.

- Dinámico: porque tiene que asumir las posibles nuevas competencias y funciones de la administración santboiana y los cambios que esta experimente.

- General para los documentos: porque tiene que servir tanto para los documentos en soporte tradicional como en soporte electrónico, sea cuál sea su formato o características.

- Sistemático: pues debe establecer una secuencia normalizada de tareas que determinen de forma controlada la identificación, la clasificación, la descripción y la instalación de los documentos.

- Fácil y amigable: porque su conocimiento y aplicación debe ser incorporado a la gestión diaria de todos los trabajadores municipales y esta incorporación solamente se garantizará si el Sistema es fácil de entender e implementar.

- Creador de fidelidades: porque no podemos permitir la desvinculación del Sistema una vez se haya implantado.

- Integrado, porque tiene que integrarse con los demás sistemas de gestión de la organización, como son el Sistema de calidad, los Sistemas de información, el Sistema de gestión administrativa, el Sistema de gestión de los recursos económicos, el Sistema de gestión de los recursos humanos, el Sistema de servicios municipales, etc.

- Escalable: porque el propio Sistema ha de incorporar la capacidad de seguir creciendo y adaptándose tanto técnica como jurídicamente a las nuevas necesidades de la organización.

2.- Las ventajas. La aplicación del SGD en la organización nos permitirá:

- Garantizar la memoria corporativa.

- Garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos y de la administración.

- Ofrecer continuidad e integridad en caso de siniestro.

- Establecer una identidad y un marco de gestión único y común.

- Gestionar y explotar mejor la información de la organización.

- Apoyar la toma de decisiones.

- Crear documentos auténticos, íntegros, fiables y pertinentes.

- Permitir el establecimiento de lenguajes de trabajo comunes.

- Permitir la rotación administrativa de una forma más fácil y rápida.

- Dar seguridad a la gestión administrativa diaria.

- Apostar por la sostenibilidad.

- Garantizar la aplicación de la Ley de Protección de Datos.

- Garantizar la transparencia administrativa.

3.- Las políticas

El éxito de implantación del Sistema de gestión se garantiza en gran medida a partir del compromiso de la alta dirección en el propio sistema y en su implicación directa. Este compromiso debe traducirse en el establecimiento del marco adecuado que garantice que el sistema pueda operar de forma eficaz.

De forma explícita, las políticas se pueden traducir en diferentes actuaciones, como son:

- Aprobar el Sistema de gestión documental y sus documentos a través del órgano de gobierno competente.

- Promover y apoyar las políticas encaminadas a motivar la participación en el Sistema de gestión documental.

- Asegurar la disponibilidad de los recursos humanos, económicos, técnicos y materiales para poder implantar y mantener el Sistema.

- Asegurar la implantación de los procesos de gestión documental.

- Apoyar a las acciones para la mejora del Sistema.

- Establecer los mecanismos para asegurar la calidad del Sistema.

- Promover la integración del Sistema en los diferentes Sistemas de gestión de la organización.

4.- Los recursos

Nos referimos a los recursos técnicos, humanos y materiales necesarios para la creación, implantación y mantenimiento del Sistema de gestión documental.

El Departamento de Archivo y Documentación está formado por: un jefe de departamento, un técnico de archivo, un administrativo y un auxiliar administrativo.

(Los siguientes datos están tomados de las estadísticas del 2006)

Recursos técnicos y materiales : depósitos, equipamientos y presupuesto

Depósitos:

Superficie total: 188 m2 / Superficie ocupada: 188 m2 / Estanterías compactas: 790 m/l / Estanterías abiertas: 590 m/l / Total estanterías ocupadas: 1314 m/l / Depósitos de documentos electrónicos (en proceso) / Sistemas de seguridad: alarma contra robo: no / Dispositivo contra incendios: sí / Sistemas de climatización: sala de consulta: sí; sala de trabajo: sí.

Equipamientos:

Salas de consulta y de trabajo: número de salas: 1 / número de plazas: 4 / Equipamiento informático: gestión del centro: sí; tratamiento de los fondos: sí; consulta mecanizada de inventarios: sí; consulta mecanizada de documentos: sí.

Presupuesto:

2006: Ingresos 2006: 0 € / Gastos 2006: gastos corrientes: 7.297,00€; gastos personal: 200.064,00 €; TOTAL: 207.361,00 €.

5.- Los procesos del Sistema de gestión documental

Los procesos del Sistema de gestión documental se integran en el Mapa de procesos de la organización municipal. El objetivo de la definición de los procesos es establecer las diferentes funciones y actividades que se incluyen en las tareas archivísticas y dar las pautas para una correcta actuación archivística tanto por los técnicos y administrativos del propio departamento como por parte del personal que trata con documentos.

Los procesos propios del Sistema de gestión documental son:

- El proceso para la actualización y mantenimiento del Cuadro de clasificación y descripción.

- El proceso para la identificación, clasificación, descripción e instalación de documentos.

- El proceso de transferencia documental.

- El proceso de comunicación documental –préstamo, consulta y copia de documentos-.

- El proceso para la preservación y conservación de documentos.

- El proceso para la implantación y mantenimiento del Sistema de gestión documental en las Unidades orgánicas.

Roser Latorre Tafanell - Cap d'Arxiu i Documentació - Ajuntament de Sant Boi de Llobregat.

Sant Boi de Llobregat, junio 2008.

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