"Parlem clar!": comunicació clara per garantir el dret a entendre
La jornada ‘Parlem clar!’ ha aplegat a Sant Boi veus expertes en comunicació clara coincidint amb la commemoració del Dia Internacional del Llenguatge Clar.
L’objectiu: compartir punts de vista sobre com fer més entenedors els documents, les comunicacions i els missatges que les administracions públiques fan arribar a la ciutadania.
Hi han assistit un centenar de treballadors i treballadores municipals, que han seguit a Cal Ninyo una taula rodona i dues xerrades:
- Taula rodona ‘La comunicació clara: nous reptes, noves oportunitats’
- Xerrada ‘Entens les comunicacions del teu ajuntament? El poder d’una pregunta incòmoda’
- Xerrada ‘Parlar clar també és saber amb qui parles. Empatia, comunicació i servei públic’.
Una taula rodona i dues ponències reflexionen sobre com comunicar més clar a les administracions públiques
Llenguatge més entenedor
La jornada ha estat un pas més en el procés d’incorporació de la 'comunicació clara' com un element habitual en la relació amb la ciutadania, perquè els canals i els instruments de comunicació municipal adoptin progressivament un llenguatge més clar i entenedor.
Aquest procés, en marxa des de fa dos anys, parteix de la constatació de la dificultat que tenen moltes persones per entendre notificacions, requisits, procediments o instruccions de les diferents administracions.
Els canals i els instruments comunicatius municipals adopten de manera progressiva un llenguatge més clar i entenedor
Accions per una comunicació més entenedora
En el marc d’aquest procés, l’Ajuntament aplica criteris de comunicació clara mitjançant diverses línies d’actuació:
Adaptació dels documents administratius i altres missatges
S’han començat a elaborar noves plantilles de documents administratius, com ara notificacions, decrets, acords, informes o sol·licituds, sota els paràmetres de la comunicació clara. Els canvis responen a la pregunta: què necessita saber primer la persona que rep el document? La revisió de criteris es vol incorporar també als continguts web, les fitxes de tràmits o les comunicacions per ‘whatsapp’.
Impregnació de l’organització
Per dur a terme un canvi cultural intern, més de 200 persones de l’Ajuntament han participat en un programa formatiu que posa l’èmfasi a comunicar a partir de l’empatia amb les persones destinatàries. S’entén que el desplegament de la comunicació clara és una tasca comuna del conjunt de l’organització municipal.
Creació d’equips d’experiència d’usuari
Els diferents tipus de documents passen per un procés de testatge previ per garantir que siguin útils i entenedors. Fins ara ja s’han testat, per exemple, les notificacions de les subvencions a les entitats ciutadanes i la guia sobre com facturar a l’Ajuntament. Ciutadans i ciutadanes particular han participat en el testatge. També es volen incorporar mecanismes de millora contínua als tràmits electrònics.
Experts en comunicació clara
La jornada ha comptat amb la presència d'experts com
- Laia Terrón, economista especialista en comunicació clara
- Rubén Vinagre, consultor de Comunicació Estratègica i Afers Corporatius
- Carlota Albanell, advocada, economista i fundadora de Pictolex, experta en legal design
- Maria Mas, directora de Serveis d'Estratègia Corporativa de l'Ajuntament de l'Hospitalet
- Carlos Pérez, cap de Comunicació i projectes de Recursos Humans de la Diputació de Barcelona
Reconeixement a dos projectes
Durant la jornada s’han donat a conèixer els resultats del concurs convocat per
l’Ajuntament entre treballadors i treballadores municipals per reconéixer
iniciatives concretes de comunicació clara.
El reconeixement ha estat per a:
- La nova manera de difondre ofertes laborals a les xarxes socials
- La reformulació de les normes de la botiga solidària d’aliments
